Webinar, skrót od “web” i “seminarium”, to w zasadzie seminarium odbywające się online, korzystając z Internetu. To forma komunikacji zdalnej oparta na technologii multimedialnej, gdzie organizator spotyka się z publicznością w wirtualnej sali konferencyjnej.
Dzięki zestawowi użytecznych narzędzi, organizator może prezentować swoje treści w sposób interaktywny i zaangażować uczestników webinaru.
Jakie funkcje oferuje webinar?
Webinary to niezwykły zjawisko, które nie pojawiło się nagle. Każdego roku odbywa się wiele setek tysięcy wirtualnych konferencji, przyciągając miliony uczestników z całego globu.
To nie przypadek. Webinary stanowią prosty sposób na komunikację z rozproszoną publicznością, efektywne przekazywanie wiedzy oraz monitorowanie jej recepcji w czasie rzeczywistym.
Pokój webinarowy
Wirtualne wydarzenie, czyli webinar, odbywa się zazwyczaj w specjalnie przygotowanym miejscu zwanym „pokojem webinarowym”. Jest to swojego rodzaju wirtualna sala konferencyjna, gdzie prowadzący spotkanie może nawiązać interakcję z uczestnikami, stając się centrum dowodzenia tego wydarzenia.
W tym miejscu wykorzystuje się kamerę internetową oraz mikrofon (wbudowany w komputer lub zewnętrzne urządzenia typu „plug and play”), aby zapewnić audiowizualny kontakt z publicznością – innymi słowy, uczestnicy mogą zobaczyć i usłyszeć prowadzącego.
Pokój webinarowy to także przestrzeń, w której:
- Prezentuje się wcześniej przygotowane materiały, takie jak prezentacje, pliki graficzne, tekstowe, arkusze kalkulacyjne czy wideo.
- Można rysować i pisać na wirtualnej tablicy, a następnie udostępnić te informacje uczestnikom.
- Odtwarza się wybrane filmy z YouTube.
- Dzieli się pulpitem, aby przeprowadzić publiczność przez aplikacje, dokumenty lub pokazać aktualnie wykonywaną pracę.
- Przeprowadza się transmisję wydarzenia na platformach takich jak Facebook czy YouTube.
- Organizuje się ankiety i testy, których wyniki można omówić na bieżąco.
- Możliwe jest także sprzedanie produktu, usługi czy kursu online poprzez przycisk Call-To-Action prowadzący do strony z formularzem rejestracyjnym lub płatnością.
- Komunikuje się z uczestnikami za pomocą czatu lub moderowanych sesji pytań i odpowiedzi.
Jak przygotować webinar?
Przygotowanie webinaru obejmuje kilka etapów. Aspekty techniczne zostały już wcześniej wspomniane (takie jak połączenie internetowe, kamera, mikrofon), jednakże przed samym wydarzeniem zaleca się ponowną weryfikację tych elementów – sprawdzenie działania sprzętu oraz prędkości łącza. Następnie istotne jest przygotowanie informacji o webinarium i jej rozpowszechnienie, na przykład poprzez wysłanie do bazy klientów firmy lub promocję za pośrednictwem newslettera lub mediów społecznościowych. Po zebraniu zapisów, ważne jest wysłanie przypomnienia o wydarzeniu kilka dni wcześniej oraz w dniu webinarium. Oczywiście prowadzący webinarium musi być odpowiednio przygotowany. To oznacza opracowanie tematu i zagadnień do omówienia, a także stworzenie prezentacji, takich jak slajdy, zdjęcia czy nagrania wideo, co najmniej dla części prezentowanych treści. Plan działania oraz tematy poruszane podczas webinarium mogą być udostępnione uczestnikom jako agenda, aby mieli wyobrażenie, czego mogą się spodziewać, lub też być pomocne dla prowadzącego jako kierunek prowadzenia. W przypadku planowanej sesji pytań i odpowiedzi, prowadzący powinien być przygotowany na różnorodne pytania, także te potencjalnie niewygodne lub krytyczne. Po zakończeniu webinarium, szczególnie jeśli miało ono charakter sprzedażowy, istotne jest analizowanie zachowań uczestników, zebranych ankiet oraz wyników pozyskanych leadów. Nagranie z webinarium może zostać przesłane do uczestników/zarejestrowanych lub wykorzystane do promocji, publikując je na stronie internetowej firmy lub innych platformach online. Ostatecznie, sposób przygotowania webinarium jest również uzależniony od funkcjonalności platformy wykorzystywanej do jego przeprowadzenia.
Webinarium a spotkanie online – jaka jest różnica?
Zatem wyróżniliśmy trzy główne rodzaje wideokonferencji:
- Szkolenia i kursy;
- Prezentacje produktów i marketing;
- Spotkania biznesowe online.
Mimo że dwa pierwsze typy wydarzeń to właściwe webinary, to spotkania biznesowe online stanowią pewne rozdzielenie, choć organizatorzy obu typów dysponują większością narzędzi potrzebnych do prowadzenia webinarów.
Jaka zatem jest różnica między webinarium a spotkaniem online? Te dwa rodzaje wydarzeń różnią się:
- Celem – Jeśli chcesz dotrzeć do większej grupy odbiorców, zorganizować wykład, konferencję online lub zaprezentować produkt setkom potencjalnych klientów jednocześnie, webinar będzie idealnym rozwiązaniem. Natomiast, jeśli chcesz przeprowadzić spotkanie z grupą liczącą do 25 osób, takie jak kadra zarządzająca, partnerzy biznesowi lub członkowie zespołu, spotkanie online jest lepszym wyborem.
- Liczbą uczestników – Jak wspomnieliśmy wcześniej, webinar może skupiać nawet do 1000 uczestników. Z kolei spotkanie online jest bardziej kameralne i przeznaczone dla maksymalnie 25 osób.
- Trybem wydarzenia – Webinar zazwyczaj skupia się na prezentacji od nadawcy do odbiorców (tryb prezentacji). W przypadku spotkania online, uczestnicy mogą aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu i brać udział w dyskusji na równych prawach z organizatorem (tryb dyskusji).
Webinary w marketingu
Funkcje webinarów są zróżnicowane, podobnie jak ich organizatorzy i uczestnicy. Najczęstsze zastosowania to:
- Webinary produktowe, które rozszerzają standardową prezentację o dyskusję, odpowiedzi na pytania, szczegółowe wyjaśnienia oraz monitorowanie reakcji uczestników.
- Webinary szkoleniowe i spotkania pracownicze, szczególnie popularne w erze pracy zdalnej, eliminują konieczność gromadzenia zespołu w biurze podczas szkoleń firmowych czy podsumowań okresów rozliczeniowych. Takie szkolenia mogą być skierowane również do nowych użytkowników programu/produktu lub w przypadku wprowadzenia nowej funkcjonalności.
- Webinary edukacyjne, podczas których prowadzący dzieli się wiedzą na temat określonej dziedziny lub prezentuje rozwiązania problemów. Takie webinary mogą być prowadzone przez ekspertów w danej dziedzinie lub entuzjastów pasjonujących się danym hobby.
- Webinary służące do pozyskiwania leadów – rejestracja na webinarze pozwala na uzyskanie danych potencjalnego klienta, stanowiąc doskonałe źródło informacji do dalszych działań.
Najpopularniejsze rodzaje webinarów – 5 konkretnych przykładów!
Wybór konkretnego typu webinarium zależy od osobistych preferencji organizatora. Możliwe jest edukowanie odbiorców w specjalistycznej dziedzinie, promowanie produktów podczas webinarów produktowych czy nawet prowadzenie szkoleń dotyczących firmowych kwestii – tutaj istnieje pełna dowolność. Jakie więc są najbardziej popularne rodzaje webinarów?
Webinary edukacyjne
Webinary edukacyjne cieszą się dużą popularnością wśród ekspertów z różnych dziedzin, którzy pragną przekazać wartościową wiedzę swoim odbiorcom. Wspierane są one profesjonalnie przygotowanymi slajdami oraz atrakcyjnymi materiałami wideo.
Webinary produktowe
Webinary produktowe to znacznie bardziej interaktywna forma prezentacji produktów. Umożliwiają szczegółowe omówienie produktu, a co ważne, odpowiedzi na pytania potencjalnych klientów. Dają również możliwość zgłaszania opinii na temat konkretnego produktu lub narzędzia, co pozwala na pozyskanie cennego feedbacku dla organizatora.
Webinary budujące relacje z klientami
Webinary związane z budowaniem relacji z klientami powinny być motywujące, angażujące i ciekawe. Służą przekazywaniu niezbędnej wiedzy na temat produktów dla klientów, jednocześnie zachęcając do zadawania istotnych pytań na temat danego produktu, narzędzia lub usługi.
Webinary generujące leady
Webinary generujące leady polegają na przyciągnięciu potencjalnych klientów poprzez atrakcyjną promocję, np. oferując darmowe szkolenie, losowanie cennego produktu, czy atrakcyjny rabat na konkretną usługę. Zazwyczaj odbywa się to poprzez rejestrację za pomocą adresu e-mail.
Webinary szkoleniowe
Webinary szkoleniowe stały się szczególnie przydatne w erze pandemii. Są wygodne, ponieważ uczestnicy i organizator mogą uczestniczyć w nich z dowolnego miejsca, czerpiąc wiedzę będąc skupionymi w komfortowej przestrzeni domowej. Jest to szczególnie przydatne, gdy grupa jest zbyt liczna, aby zmieścić się w jednej sali konferencyjnej.
Webinarium – dlaczego warto?
Powiedzmy sobie otwarcie – webinary praktycznie nie posiadają wad. Wymagane do ich uczestnictwa elementy są standardowe (internet, komputer, głośniki/słuchawki). Zorganizowanie webinarium nie wymaga więcej niż prowadzenie tradycyjnych, stacjonarnych seminariów, chociaż osoby, które czują się niekomfortowo przed kamerą i woleliby bezpośredni kontakt ze słuchaczami, mogą mieć pewne trudności.
Niezwykłą zaletą webinarów jest możliwość oszczędności czasu i środków, które zazwyczaj byłyby potrzebne na spotkania twarzą w twarz. Formuła interaktywności jest zachowana, umożliwiając dialog między uczestnikami i prelegentem. Co więcej, wszyscy mogą brać udział z dowolnego miejsca, nieograniczeni lokalizacją firmy, miasta, a nawet kraju czy kontynentu.
Webinary są skutecznym narzędziem dotarcia do obecnych i potencjalnych klientów, przekazywania specjalistycznej wiedzy, budowania marki osobistej i rozwijania się. Stają się już standardem zarówno w edukacji, jak i biznesie, zyskując coraz większą popularność ze względu na wygodę zarówno w organizacji, jak i uczestnictwie.