Co to jest digitalizacja?
Digitalizacja, czyli zamiana danych analogowych na cyfrowe, wywiera ostatnio presję na wiele firm. Ta pozornie nieistotna procedura ma wpływ na całe funkcjonowanie firmy. Każda firma, która decyduje się na publiczne zadeklarowanie swojej cyfrowej orientacji, powinna dokładnie przemyśleć, jakie skutki dla całego przedsiębiorstwa będzie miała ta rewolucyjna zmiana i jak ją skutecznie wdrożyć. Aby generować i wydobywać wartość zarówno dla własnych potrzeb, jak i potrzeb klienta, każde przedsiębiorstwo wykorzystuje jakąś architekturę technologiczną (platformę). Platformy te dają konsumentom możliwość wykonywania określonych zadań. Użytkownikami są zarówno klienci firmy, jak i jej pracownicy. Zmiany w tej konstrukcji mają oczywisty wpływ na sposób, w jaki firmy wchodzą w interakcje ze swoimi klientami, partnerami i pracownikami.
Co daje digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentów jest czasem punktem wyjścia dla cyfrowej transformacji firmy. Wynika to z jednego, oczywistego czynnika: w miarę jak przedsiębiorstwa stają się coraz bardziej cyfrowe, dodatkowe procesy biznesowe zaczynają być automatyzowane, co podnosi wymóg integracji międzysystemowej.
Obecnie wiele firm nadal wykorzystuje papier do obiegu dokumentów. Przedsiębiorstwa te borykają się z różnymi problemami. Muszą posiadać archiwa, w których gromadzone są wszystkie zapisy i materiały, a często zatrudniają do tego celu pracowników. Wprowadzenie do biznesu elektronicznego obiegu dokumentów jest częstym elementem cyfryzacji. Przy pomocy odpowiedniej technologii i jednej, zintegrowanej bazy danych, takie oprogramowanie odpowiada za przechowywanie, zarządzanie i śledzenie zasobów, które mają postać dokumentów elektronicznych.
Digitalizacja ułatwia pracę zdalną
Dzięki technologiom cyfrowym mamy obecnie dostęp do dokumentów i innych zasobów zawsze i wszędzie, gdzie ich potrzebujemy. Wystarczy połączenie z siecią, aby wiele zaawansowanych programów funkcjonowało na urządzeniach mobilnych. Pracownicy administracji i przetwarzania dokumentów w organizacji nie muszą już pracować wyłącznie przy biurku.
Ochrona przed zniszczeniem, zagubieniem i niewłaściwym przeprocesowaniem dokumentu
Z analogowym modelem przetwarzania dokumentów wiążą się liczne obawy. Prawdopodobieństwo, że dokument zostanie źle umieszczony lub że niewłaściwa osoba otrzyma oryginał jest znaczne, co może mieć poważny wpływ na bezpieczeństwo danych firmowych. Dodatkowo, takie okoliczności mogą skutkować spóźnieniami pracowników lub opóźnionym wynagrodzeniem za wykonane obowiązki.
Digitalizacja pozwala na zmniejszenie kosztów utrzymania biura
Koszty prowadzenia dokumentacji papierowej mogą być niezwykle znaczące. zwłaszcza jeśli zależy nam na konkretnym miejscu do przechowywania zbiorów i pomocy pracownika, który będzie odpowiedzialny za archiwizację dokumentów. Nie mówiąc już o cenie produkcji papierowych kopii, która szkodzi również środowisku. Koszt ten rekompensuje digitalizacja dokumentów z wykorzystaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
Dzięki cyfrowej transformacji biura zwiększy się wydajność pracowników
Rozwiązania internetowe ułatwiają zarządzanie dokumentami, ich udostępnianie, a następnie archiwizację. To z kolei przekłada się na lepszą organizację pracy i oszczędność czasu, co może prowadzić do zwiększenia wydajności pracowników.
Digitalizacja przyspiesza proces obiegu informacji
Z pomocą cyfryzacji można szybko wymieniać wiele informacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Poprawia to współpracę między różnymi zespołami w organizacji oraz komunikację między pracownikami. Produkt lub usługa to jedno, ale standardy, których przestrzegasz w administracji i korespondencji z konsumentami i klientami to drugie. Dlatego cyfryzacja procedur jest równie istotna w obsłudze klienta.
Jak skutecznie przeprowadzić proces digitalizacji?
W wyniku rozwoju technicznego, digitalizacja stała się zjawiskiem, które może mieć wpływ na każdy rodzaj organizacji. Aby przedsiębiorstwa były cyfrowe, świat fizyczny i cyfrowy muszą ze sobą współpracować, gdyż coraz bardziej się ze sobą splatają.
1. Stwórz odpowiedni sposób myślenia
Mówienie o cyfryzacji jest niewystarczające. Konieczne jest zupełnie nowe spojrzenie na technologię. Technologia jest źródłem nowych pomysłów i perspektyw biznesowych.
2. Właściwi ludzie na właściwych miejscach
Aby skutecznie przeprowadzić firmę przez proces transformacji, Gartner identyfikuje trzy stanowiska cyfrowe, które powinny rozwinąć się w tym procesie: digital strategist, digital marketing leader oraz digital business unit. Upewnienie się, że te role pojawią się w procesie transformacji jest ważniejsze niż konieczne tworzenie dla nich nowych stanowisk.
3. Uruchom centrum doskonałości biznesowej
Centrum Doskonałości (Center of Business Excellence) powinno być źródłem wiedzy, sugestii i szans na grupowe opracowanie strategii cyfrowej.
4. Sformułuj cyfrową strategię reagowania na szanse i zagrożenia
Strategia musi uwzględniać pięć czynników, w tym tworzenie nowych modeli biznesowych, produktów cyfrowych, traktowanie informacji jako aktywa (przy jednoczesnym poszanowaniu kwestii prawnych i etycznych), uwzględnienie nowej roli np. urządzeń mobilnych, skupienie się na segmentacji w celu lepszego zrozumienia preferencji klientów, a w konsekwencji uwzględnienie kanałów, mediów i treści, które powinny być tam udostępniane.
5. Znajdź i zdefiniuj cyfrowe role biznesowe
Osoby posiadające umiejętności wymagane w nowym modelu biznesowym powinny być zatrudniane przez organizację, która chce poradzić sobie z digitalizacją.
6. Stwórz nowe cyfrowe kanały biznesowe
Tradycyjne techniki zatrudniania są niewystarczające. Zamiast tego, firmy mogą zapewnić najnowocześniejsze inicjatywy szkoleniowe, lepiej wykorzystywać nowe technologie do dystrybucji pracy i tworzyć świeże metody lokalizowania, tworzenia i pozyskiwania cyfrowych szans biznesowych.
W jakich firmach przeprowadza się digitalizację?
Digitalizację to metoda, która może być stosowana w każdej branży. Najczęściej korzystają z niej przedsiębiorstwa produkcyjne, handlowe i usługowe. Jest ona również szeroko stosowana w branży logistycznej i transportowej, gdzie niezbędne jest efektywne przekazywanie informacji przez dostawców i klientów. Z cyfryzacji muszą korzystać również biura rachunkowe i firmy z branży finansowej, gdzie codziennie przetwarzanych jest wiele faktur.
Automatyzacja procesów w digitalizacji
Wykorzystanie sztucznej inteligencji jest jednym z najważniejszych ostatnich dodatków do digitalizacji firmy. Firmy i organizacje, które wybiorą tę opcję, skorzystają z możliwości automatyzacji procesów, ponieważ oprogramowanie przejmie wiele zadań, które wcześniej należały do pracowników. Kilka przykładów to przetwarzanie zamówień, obsługa zapasów i wystawianie faktur.
Od bankowości, poprzez usługi mobilne, aż po branżę IT, automatyzacja procesów jest skuteczna w wielu firmach. Oprogramowanie (w przeciwieństwie do ludzi)i wykonuje proste, powtarzalne zadania bezbłędnie, szybciej i bez zmęczenia. Dzięki temu specjaliści mogą skupić się na zadaniach wymagających kreatywności i analizy, przy czym automatyzacja procesów spowodowana cyfryzacją nigdy nie zastąpi całkowicie ludzi.
Uczenie maszynowe to kolejny poziom automatyzacji procesów. Ten rodzaj oprogramowania może wykonywać ludzkie zadania, wykorzystując wiedzę do rozwiązywania dodatkowych problemów. Patrząc w tym świetle, cyfryzacja biznesu już tu jest.